Les sancions són el menor dels problemes a què es pot enfrontar una empresa per incomplir aquesta obligació legal.

El mes de juliol queda molt enrere i amb ell, el termini legalment establert per a la presentació al Registre Mercantil dels comptes anuals. Aquest període finalitza un mes després dels sis, que després del tancament de l’exercici es concedeixen per a laprovació dels comptes. Per tant, si estirem al màxim els terminis i aprovem els comptes el darrer dia, tindrem, com a límit legal el 30 de juliol.

Les empreses estan obligades a elaborar i legalitzar els seus llibres comptables abans del 31 d’abril, a aprovar els comptes de l’any anterior abans del 30 de juny ia dipositar tota aquesta documentació comptable al Registre Mercantil no més tard del 30 de juliol.

Les conseqüències de no dipositar a temps la comptabilitat anual són moltes i molt variades: des de no poder sol·licitar o renovar una línia de crèdit o perdre nous clients fins a la revocació del NIF, el tancament registral o l’assumpció de la responsabilitat dels deutes per part de l’administrador.

Sancions econòmiques
La primera de les conseqüències a què es poden enfrontar les empreses que no hagin presentat els comptes anuals en termini són les penalitzacions econòmiques.

Tot i que les multes per no dipòsit no són habituals, la Llei de societats de capital preveu un règim sancionador per als negocis que incompleixin aquesta obligació.

Tal com estableix l’article 283 del TRLSC, «l’incompliment per l’òrgan d’administració de l’obligació de dipositar, dins el termini establert, els comptes anuals donarà lloc a la imposició d’una multa per import de 1.200 a 60.000 euros per l’Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes. Quan la societat tingui un volum de facturació anual superior a 6.000.000 euros, el límit de la multa per a cada any de retard s’elevarà a 300.000 euros.»

L’import d’aquesta sanció es graduarà en funció dels paràmetres següents:

• Import total de les partides de l’actiu.
• Import de la xifra de vendes.

En cas de no disposar d’aquestes dades, la quantia de la sanció s’ha de fixar d’acord amb la xifra de capital social.

Si es detectés la infracció, però el negoci diposita els comptes anuals abans de l’inici del procediment sancionador, la multa s’imposarà en el grau mínim i reduïda en un 50%.

Tancament registral
A més de les sancions econòmiques descrites, la manca de dipòsit de comptes pot portar al tancament del full registral de la societat incomplidora.

Segons indica l’article 378.1 del Reglament del Registre Mercantil, si transcorre un any des de la data del tancament de l’exercici sense que s’hagin presentat els comptes per al seu dipòsit, es procedirà al tancament provisional del full registral, amb la qual cosa no es podrà inscriure cap document en el registre, excepte els títols relatius al cessament o dimissió d’administradors, gerents, directors el nomenament de liquidadors i els assentaments ordenats per lautoritat judicial o administrativa.

A nivell pràctic aquesta “clausura registral” li impedirà dur a terme tràmits molt habituals al trànsit diari de la seva empresa. Per exemple, imagineu-vos la impossibilitat d’inscriure nous poders i la manca de legitimació dels nous habilitats per contractar.

Per aconseguir la reobertura registral haurem d’elaborar i dipositar els comptes anuals dels tres exercicis econòmics previs a l’exercici que es vol dipositar, tal com indica la Resolució de 23 de novembre de 2016, de la Direcció General de Fe Pública i Seguretat Jurídica.

Revocació del número d’identificació fiscal
A les conseqüències anteriors cal afegir la possibilitat de la revocació del NIF per part de l’Agència Estatal de l’Administració Tributària (AEAT).

Efectivament, després de l’entrada en vigor amb data 25 d’abril del 2023 del Reial decret 249/2023, del 4 d’abril, es va introduir una nova causa de revocació del NIF de les societats en cas que no dipositin els seus comptes anuals.

A aquests efectes, aquest Decret afegeix un nou apartat f) a larticle 147.1. del Reial decret 1065/2007, de 27 de juliol, pel qual s’aprova el Reglament general de les actuacions i els procediments de gestió i inspecció tributària i de desplegament de les normes comunes dels procediments d’aplicació dels tributs, pel qual es produirà la revocació del NIF quan es constati l’incompliment durant quatre exercicis consecutius de l’obligació de l’obligació de dipositar els comptes anuals al Registre Mercantil.

A més, aquesta revocació comportarà la correlativa baixa dels registres d’operadors intracomunitaris, dels registres territorials disposats en la normativa reguladora dels impostos especials, del registre territorial de l’impost sobre gasos fluorats d’efecte hivernacle, d’extractors de dipòsits fiscals de productes inclosos en els àmbits objectius dels impostos sobre l’alcohol i begudes. reglament de l’impost sobre el valor afegit, aprovat pel Reial decret 1624/1992, de 29 de desembre.

Responsabilitat dels administradors
Per falta de presentació dels comptes anuals es pressuposa que els administradors no han actuat amb la diligència d’un empresari ordenat (article 225 TRLSC). Aquest incompliment pot comportar la seva responsabilitat pels deutes socials, per la qual cosa els altres socis, els empleats i els creditors podrien acudir-hi directament contra ells, per reclamar el pagament dels seus deutes amb la societat.

Si la societat es troba en situació d’insolvència, la falta de diligència de l’administrador en la presentació dels comptes també ampliarà la responsabilitat dels administradors i consellers en cas de concurs, ja que la Llei Concursal estableix que la no formulació dels comptes anuals, no sotmetre’ls a auditoria si estigués obligat o la manca de dipòsit d’aquests en algun dels tres últims exercicis anteriors. (art.444.3 TRLConc.)

Finalment, la manca de formulació, aprovació o dipòsit dels comptes anuals pot suposar un incompliment de les obligacions assumides al pacte de socis per part dels administradors o consellers; aquest incompliment comportarà diferents conseqüències, des de la pèrdua de les accions o participacions socials fins a l’obligació d’indemnitzar la societat o l’assumpció de responsabilitats personals derivades d’aquests deutes.

Restriccions de finançament
Sense perjudici de les sancions exposades, cal tenir en compte que la manca de dipòsit dels comptes anuals comportarà també restriccions al finançament. Això és perquè les empreses de qualificació creditícia estableixen els seus “ràtings” basant-se en bona part en la informació comptable que apareix reflectida en els comptes anuals.

Si no podeu disposar d’aquestes dades, òbviament no tenen els elements necessaris per avaluar la solvència de l’entitat… i els atorguen mala nota creditícia.

A més, i encara més important, els bancs acostumen cada cop més a verificar els comptes de les empreses a l’hora de prendre qualsevol decisió de finançament. En veure que una societat no té publicada la seva comptabilitat, l’entitat podria decidir rescindir o no renovar un contracte de crèdit o directament no concedir cap préstec nou.