Todos conocemos las obligaciones fiscales de nuestras empresas, ya que en caso de incumplimiento la AEAT nos lo recuerda con una sanción; pero no ocurre lo mismo con las obligaciones societarias. En este artículo explicaremos algunas de las más importantes.

Obligaciones societarias. Es importante tener en cuenta que las sociedades mercantiles tienen las siguientes obligaciones en relación con los libros societarios:

1. Libro de actas. Todos los acuerdos adoptados por las juntas generales y extraordinarias, con expresión de los datos relativos a la convocatoria, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones, los acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones.
2. Libro de Registro de Socios de la Sociedad de Responsabilidad Limitada. Instrumento documental que permite la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones, voluntarias o forzosas, de las participaciones sociales, indicando la identidad y el domicilio del titular de la participación. En su caso, también incluye la constitución de derechos reales (hipoteca, garantía) o embargos.
3. Libro de registro de acciones nominativas. Con el mismo contenido que el anterior, pero haciendo referencia a los titulares de las acciones. En este caso, al tratarse de acciones, esta obligación debe ser cumplida por las Sociedades Anónimas. Cuentas anuales. La ley establece la obligación de los empresarios de presentar cuentas anuales que contengan los siguientes documentos: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y la memoria anual. Las cuentas anuales son los instrumentos contables más importantes para la obligación tributaria del impuesto de sociedades de las empresas. La empresa debe aprobar las cuentas anuales en un plazo de 3 meses desde su formalización. Estas cuentas deben presentarse y depositarse en el Registro Mercantil en el mes siguiente a su aprobación.

El incumplimiento por parte del órgano administrativo de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil dentro del plazo establecido dará lugar a que no se inscriba ningún documento relativo a la empresa en dicho registro mientras persista el incumplimiento. En otras palabras, la empresa será excluida del registro. Además, en caso de incumplimiento de la presentación de las cuentas anuales, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas impondrá sanciones de entre 1.200 y 60.000 euros.

Protección de datos

Estas son las obligaciones de su empresa en materia de protección de datos:

• Defina el tipo de datos personales que recopila. Los datos personales se dividen en categorías, y la categoría básica se refiere a datos de identificación, como nombre y apellidos.
• Indicar el tratamiento que se dará a los datos y sus posibles riesgos.
• Integrar medidas de seguridad y mantener actualizado el registro de tratamiento.
• Comunicación o cesión de datos.
• Obtener el consentimiento expreso.
• Promover la transparencia e informar sobre el uso de los datos.

Ciberseguridad para empresas

Las empresas que prestan algunos de estos servicios digitales, como mercados en línea (comercio electrónico), motores de búsqueda en línea o servicios de computación en la nube, están incluidas en el ámbito de aplicación del Real Decreto-ley 12/2018, de 7 de septiembre, de seguridad, y están obligadas a comunicar su actividad al Ministerio de Transformación Digital; esta comunicación puede realizarse por vía electrónica.